Sistem Penjaminan Mutu di FKIP Universitas Dr. Soetomo mengikuti SPMI yang telah ditetapkan dan dilaksanaka di Universitas Soetomo. Pelaksanaan mutu di FKIP Universitas Dr. Soetomo dibawah tanggung jawab dan kendali Gugus Penjaminan Mutu (GPM). Gugus Penjaminan Mutu Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan secara kelembagaan di bentuk berdasarkan Surat Keputusan Rektor nomor OU.231/A.52/III/2013. GPM di pimpin ketua dan dibanjtu dua anggota. Dalam pelaksanaan mutu unsur yang bertanggung jawab bersama GPM adalah; (1) Senat FKIP Universitas Dr. Soetomo; (2) dekan Fakultas; (3) para wakil dekan, dan (4) semua unsur di lingkungan FKIP Universitas Dr. Soetomo. GPM mempnyau tanggungjawab mempersiapkan, menyelenggarakan semua rangkaian kegiatan penjaminan mutu, mensupervisi, mengawasi, dan dapat memberi saran, arahan, dan/bimbingan kepada masing-masing unit kerja di fakultas. SPMI di FKIP dilaknsakan berdasarkan siklus mutu dengan tahapan; (1) penetapan standar: FKIP telah menetapkan standar mutu untuk semua aspek penyelnggaraan: (2) pelaksnaan mutu: pelaskanaan mutu merupakan tanggung melekat bagi semua unsur di lingkungan FKIP Universitas Dr. Soetomo; (3) evaluasi: evaluasi pelaksanaan mutu dialknsakan dalam bentuk audit internal mutu (AIM UKPA), monitoring dan evaluasi, IKAD, SKP, LKD, dan bentuk lainya yang ditetapkan sesuan standar evaluasi mutu Universitas Dr. Soetomo; (4) Pengendalian: pengendalian diwujudkan dengan tindak lanjut hasil evaluasi pelaksaaan mutu internal yang dilakukan dalam bentuk audit mutu. Pelaksanaan rekomendasi audit, sekaliguis berfungsi sebagai bentuk Pengendalian mutu; (5) peningkatan mutu: dilaksanakan setelah siklus mutu dilewati. Peningkatan standar meurpkan tindak lanjut dari hasil evaluasi dan rekomendari setelah pelaknasaan audit, monev, dan evaluasi lainnya terhadap pelaksanaan standar mutu.
Manajemen SPMI (PPEPP)
Model manajemen pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal FKIP Univertas Dr. Soetomo dirancang, dilaksanakan, dievaluasi, dikendalikan dan ditingkatkan mutunya berkelanjutan berdasarkan pada model PPEPP. Dengan model ini, maka FKIP Univertas Dr. Soetomo akan menetapkan terlebih dahulu tujuan yang ingin dicapai melalui strategi dan serangkaian aktivitas yang tepat, kemudian terhadap pencapaian tujuan melalui strategis dan prinsip dalam melaksanakan system penjaminan mutu internal FKIP Univertas Dr. Soetomo :
Otonom
Sistem Penjaminan Mutu Internal dikembangkan dan diimplementasikan secara otonom atau mandiri oleh FKIP Univertas Dr. Soetomo , pada arah unit pengelolaan program studi (fakultas, prodi, lembaga, unit) maupun pada arah FKIP Univertas Dr. Soetomo .
Terstandar
Sistem Penjaminan Mutu Internal FKIP Univertas Dr. Soetomo menggunakan SN Dikti yang ditetapkan oleh Menristekdikti dan standar dikti yang ditetapkan oleh FKIP Univertas Dr. Soetomo
Akurasi
Sistem Penjaminan Mutu Internal FKIP Univertas Dr. Soetomo menggunakan data dan informasi Forlap Dikti Berencana dan berkelanjutan, diimplementasikan dengan menggunakan lima langkah penjaminan mutu dan peningkatan standar Dikti yang membentuk siklus
Terdokumentasi
Seluruh langkah dalam siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal didokumentasikan secara sistematis. Manajemen pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal di FKIP Univertas Dr. Soetomo siklus pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal dimulai dari tahap pertama, yaitu penetapan standar sampai dengan tahap kelima yaitu peningkatan standar. Kelima tahap inilah yang ditetapkan untuk semua standar pendidikan tinggi dalam Sistem Penjaminan Mutu FKIP Univertas Dr. Soetomo , namun durasi atau kecepatan atau usia siklus tidaklah sama untuk setiap standar. Contoh siklus sarana prasarana tentang kebersihan kelas tidak sama durasinya dengan siklus standar kurikulum. Artinya pada standar kebersihan ruang kelas, durasi siklus mulai dari tahap pertama, yaitu tahap penetapan standar hingga akhir, yaitu kaizen dapat berlangsung dalam hitungan minggu. Sementara itu pada standar kurikulum durasi siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal tidak mungkin diselesaikan hanya dalam waktu seminggu atau bahkan sebulan, tetapi paling cepat semesteran atau bahkan lima tahunan. Hal ini disebabkan tidak mungkin pelaksanaan standar kurikulum harus dievaluasi tiap minggu atau bulan. Demikian juga jika standar kurikulum dikaji untuk ditingkatkan, setiap lima tahun.
Penetapan Standar Dikti
Tahap penetapan standar di FKIP Univertas Dr. Soetomo merupakan penetapan semua standar dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di FKIP Univertas Dr. Soetomo secara utuh membentuk Sistem Penjaminan Mutu Internal, dimana penetapan standar tidak dimaknai sebagai pengesahan saja, akan tetap mulai dari tahap perumusan standar FKIP Univertas Dr. Soetomo . Berikut ini adalah langkah-langkah dalam penetapan standar dikti :
- Menyiapkan dan mempelajari berbagai bahan dalam menetapkan standar dikti antara lain : peraturan perundangan-undangan di bidang pendidikan tinggi, nilai dasar, visi, misi dan tujuan FKIP Univertas Dr. Soetomo , hasil analisis SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities, Treats).
- Melakukan brenchmaking atau studi banding ke perguruan tinggi lain jika dipandang perlu untuk memperoleh informasi, pengalaman dan saran.
- Menyelenggarakan pertemuan dengan melibatkan pemangku kepentingan internal dan eksternal FKIP Univertas Dr. Soetomo sebagai wahana untuk mendapatkan saran, bahan pemikiran ide, atau informasi yang dapat digunakan untuk merumuskan standar FKIP Univertas Dr. Soetomo .
- Merumuskan semua standar dikti yang akan menjadi tolok ukur dalam penyelenggaraan Tridharma di FKIP Univertas Dr. Soetomo , dimana jumlah standar tersebut sudah tercantum dalam kebijak Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan tinggi. Dalam merumuskan standar struktur bahasa norma atau kaidah mengandung unsur ; ABCD, yaitu Audience (Subyek), Behavior (Predikat), Competence (Obyek), Degree (Keterangan).
- Melakukan uji public kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal FKIP Univertas Dr. Soetomo untuk mendapatkan saran perbaikan sekaligus sosialisasi
- Melakukan perbaikan standar FKIP Univertas Dr. Soetomo dengan memperhatikan uji public, termasuk redaksi atau struktur bahasa dalam pernyataan standar
- Menetapkan pemberlakukan standar dikti tersebut dengan peraturan Rektor berdasarkan mekanisme yang ditetapkan dalam STATUTA FKIP Univertas Dr. Soetomo .
Adapun perumusan standar dikti dapat dilakukan oleh :
- Tim Ad Hoc yang dibentuk dan diberi kewenangan oleh pimpinan perguruan tinggi yang beranggotakan semua pejabat structural dan dosen
- Pusat Penjaminan Mutu FKIP Univertas Dr. Soetomo sebagai coordinator atau fasilitator perumusan standar dikti dengan bantuan semua unit di dalam FKIP Univertas Dr. Soetomo sesuai domain/bidang kerja atau kompetensi pihak yang bertugas di unit tersebut
- Pelaksanaan standar pendidikan tinggi
Esensi tahap pelaksanaan standar di FKIP Univertas Dr. Soetomo adalah FKIP Univertas Dr. Soetomo menjalankan semua standar yang sudah ditetapkan yang dilaksanakan oleh Rektorat, Dekanat, Badan, Lembaga, Pusat, Unit, Biro, Program Studi, Dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa. Seringkali terdapat pandangan bahwa pihak yang harus melaksanakan standar dikti dalam Sistem Penjaminan Mutu adalah Pusat Penjaminan Mutu dan Gugus Penjaminan Mutu pada perguruan tinggi tersebut, hal ini tidak benar karena :
- Perguruan tinggi yang tidak memiliki lembaga/pusat/unit penjaminan mutu akan dinilai tidak melaksanakan standar dikti dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal
- Unit lain di lingkungan perguruan tinggi akan dianggap tidak memiliki fungsi dan tugas dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal
- Tidak mungkin Lembaga/Pusat/Unit Penjaminan Mutu harus melaksanakan semua standar dikti menginat domain standar dikti justru merupakan domain fakultas atau unit pengelola program studi
- Evaluasi standar pendidikan tinggi
Pada tahap ini, FKIP Univertas Dr. Soetomo dan seluruh unit yang berada di dalamnya harus melalukan evaluasi atau penilaian proses, keluaran (output), dan hasil (outcome) dari pelaksanaan setiap standar FKIP Univertas Dr. Soetomo yang dapat dibentuk :
- Diagnostic Evaluation yaitu evaluasi yang bertujuan mengetahui kelemahan atau kendala yang dapat menghalangi pelaksanaan isi standar dan mengambil langkah yang diperlukan untuk mengatasi kelemahan dan kendala tersebut
- Formative Evaluation yaitu evaluasi yang bertujuan memantau proses pelaksanaan standar untuk mengambil tindakan pengendalian, apalagi ditemukan kesalahan atau penyimpangan yang dapat berakibat isi standar tidak terpenuhi, atau melemahkan pencapaian pelaksanaan standar
- Sumative Evaluation yaitu evaluasi yang bertujuan menganalisis hasil akhir pelaksanaan standar sehingga dapat disimpulkan tentang efektivitas, keberhasilan dan dampak dari pelaksanaan standar. Termasuk di dalam evaluasi hasil akhir ini pula kegiatan yang disebut audit, dan apabila Sumative Evaluation dilakukan pihak eksternal disebut akreditasi.
Apabila dilihat dari pihak yang harus melaksanakan evaluasi dapat diuraikan sebagai berikut :
- Evaluasi dilakukan oleh pihak auditor dari setiap standar dikti
- Evaluasi dilakukan oleh pejabat struktural yang merupakan auditor dari setiap standar dikti dan sebagai bagian dari tugas, wewenang serta tanggung jawab sesuai struktur organisasi di FKIP Univertas Dr. Soetomo pada masing-masing yang disebut dengan evaluasi melekat
- Evaluasi dilakukan oleh Pusat Penjaminan Mutu, evaluasi ini disebut dengan evaluasi internal perguruan tinggi dan jika pelaksanaannya dilakukan oleh semua unit akan menghasilkan evaluasi diri perguruan tinggi.
- Evaluasi eksternal oleh BAN-PT, dan LAM, dan evaluasi lainnya dapat dilakukan oleh akuntan publik dalam bidang keuangan
Hal yang dievaluasi dapat terdiri atas :
- Proses
- Prosedur atau mekanisme
- Keluaran atau produk
- Hasil atau dampaknya
Dengan demikian dalam evaluasi diri maupun audit internal, hal yang perlu dievaluasi adalah keempat hal tersebut dimana diperlukan data, informasi dan alat bukti yang menjadi obyek evaluasi. Bahan ini dikumpulkan dari formulir atau dokumen pencatatan, perekaman mutu atas pelaksanaan standar
- Pengendalian standar pendidikan tinggi
Pengendalian merupakan tindak lanjut atas hasil yang diperoleh dari kegiatan evaluasi. Hal ini berarti tindak lanjut tersebut dapat dilakukan terhadap hasil evaluasi diri, audit internal, maupun hasil akreditasi. Jika evaluasi menunjukkan bahwa pelaksanaan standar telah sesuai dengan yang direncanakan maka dipastikan standar terpenuhi, maka langkah pengendalian yang diambil adalah mempertahankan hal positif tersebut agar tetap berjalan
Sebaliknya, jika dalam evaluasi pelaksanaan standar ditemukan kekeliruan, ketidaktepatan, kekurangan atau kelemahan yang dapat menyebabkan kegagalan pencapaian standar, harus dilakukan langkah pengendalian yang berupa tindakan korektif atau perbaikan untuk memastikan pemenuhan standar. Terdapat beberapa jenis tindakan korektif sebagai tindak lanjut dari hasil evaluasi mulai dari penyelenggaraan rapat pimpinan yang khusus membahas hasil evaluasi hingga pelaksanaan tindakan korektif tertentu misalnya instruksi, teguran, peringatan, penghentian kegiatan, investigasi, atau pemeriksanaan mendalam dan penjatuhan sangsi ringan hingga berat. Tindakan korektif ini harus didasarkan pada setiap standar dikti
- Peningkatan standar pendidikan tinggi
Tahap peningkatan standar FKIP Univertas Dr. Soetomo merupakan kegiatan meningkatkan isi atau luas lingkup standar FKIP Univertas Dr. Soetomo dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal. Kegiatan ini disebut kaizen atau continuous quality improvement yang dilakukan karena adanya perkembangan masyarakat, kemajuan ilmu dan treknologi serta peningkatan tuntutan kebutuhan pemangku kepentingan internal dan/eksternal FKIP Univertas Dr. Soetomo .
Selanjutnya hasil dari kaizen adalah penciptaan standar baru untuk menggantikan standar sebelumnya sehingga siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal dimulai kembali dengan tahap penetapan standar FKIP Univertas Dr. Soetomo yang baru.
Pada pokoknya pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal FKIP Univertas Dr. Soetomo dan dalam rangka mewujudkan visi, misi dan tujuan FKIP Univertas Dr. Soetomo , maka semua civitas akademika dalam melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu Internal pada setiap arah di FKIP Univertas Dr. Soetomo selalu berpedoman pada prinsip-prinsip
- Berorientasi kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal
- Mengutamakan kebenaran
- Tanggung jawab sosial
- Pengembangan kompetensi personal
- Partisipatif dan kolegial
- Keseragaman metode
- Inovasi, belajar dan perbaikan secara berkelanjutan
Strategi Sistem Penjaminan Mutu Internal FKIP Univertas Dr. Soetomo di dalam melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu Internal sebagai berikut :
- Melibatkan secara aktif semua civitas akademika sejak tahap perencanaan hingga tahap evaluasi dan tahap pengembangan Sistem Penjaminan Mutu Internal
- Melibatkan pula organisasi profesi, alumni, dunia usaha dan pemerintah sebagai pengguna lulusan, khususnya pada tahap penetapan standar Sistem Penjaminan Mutu Internal
- Melakukan pelatihan secara terstruktur dan terencana bagi para dosen dan staf administrasi tentang Sistem Penjaminan Mutu Internal, dan secara khusus pelatihan sebagai auditor internal
- Melakukan sosialisasi tentang fungsi dan tujuan Sistem Penjaminan Mutu Internal kepada para pemangku kepentingan secara periodik
Struktur Organisasi dan Tata Kelola SPMI
Organisasi Badan Penjaminan Mutu di tingkat institusi terdiri atas, Pimpinan FKIP Univertas Dr. Soetomo dan Gugus Penjaminan Mutu dengan uraian sebagai berikut:
- Dekan FKIP Univertas Dr. Soetomo bertanggung jawab atas penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, serta pembinaan tenaga akademik, tenaga administrasi, dan mahasiswa. Rektor Institut FKIP Univertas Dr. Soetomo bertanggung jawab atas terjaminnya mutu akademik dan non akademik. Dalam mengemban tanggungjawabnya, Dekan FKIP Univertas Dr. Soetomo dibantu oleh Wakil Dekan Bidang Akademik, Wakil Dekan Bidang Administrasi Umum dan Keuangan,
- Wakil Dekan I dan II mempunyai tugas: (a) Mengkoordinir penyusunan dokumen mutu berupa, Standar Mutu, Prosedur Kerja; (b) (SOP), Instruksi Kerja dan Formulir yang relevan; (c) Mengkoordinir, dan Memonitor pelaksanaan Standar mutu, dan SOP dilingkup kerjanya masing-masing; (c) Melaksanakan evaluasi pencapaian standar sesuai tugas yang diberikan oleh Dekan FKIP Universitas Dr. Soetomo; (d) Mengikuti rapat-rapat rutin dan telaahan pimpinan dalam rangka perbaikan berkelanjutan; (e) Bekerjasama dengan pihak terkai
- Ketua Gugus Penjaminan Mutu mempunyai tugas: (a) Menyelenggarakan pelatihan, konsultasi, pendampingan dan kerjasama di bidang penjaminan mutu; (b) Merencanakan dan melaksanakan sistem penjaminan mutu akademik dan nonakademik di FKIP Universitas Dr. Soetomo; (c) Mengkoordinir penyusunan dan mengendalikan dokumen yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik dan nonakademik meliputi; Kebijakan mutu, Manual mutu, SOP, Instruksi Kerja dan Formulir- formulir yang selaras dengan budaya mutu di FKIP Universitas Dr. Soetomo; (d) Mengkoordinir pelaksanaan monitoring sistem penjaminan mutu akademik dan nonakademik; (f) Mengkoordinir pelaksanaan audit dan evaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik dan nonakademik; Melaporkan pelaksanaan sistem penjaminan mutu kepada dekan FKIP Universitas Dr. Soetomo. GPM mempunyai lingkup kerja mencakup semua program studi, dan Unit Kerja di lingkungan FKIP Universitas Dr. Soetomo. Dalam melaksanakan tugasnya Kepala PPM dibantu oleh Kepala Bidang SPMI dan Kepala Bidang Audit Internal